海南省人民政府关于发布《海南省行政机关公文处理实施细则》的通知
琼府[2001]69号

各市、县、自治县人民政府，省政府直属各单位：

　　现发布《海南省行政机关公文处理实施细则》，自2001年11月1日起施行。1998年12月8日海南省人民政府办公厅修订发布的《海南省行政机关公文处理实施细则》同时废止。

二00一年十月二十六日

海南省行政机关公文处理实施细则

第一章　总则

　　第一条 为使全省国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院发布的(国家行政机关公文处理办法)(国发(2000)23号)，结合本省实际，制定本实施细则。

　　第二条 行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

　　第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

　　第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

　　第六条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守《国家行政机关公文处理办法》和本实施细则，并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

　　第七条 各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。

　　第八条 各级行政机关的办公厅(室)应当设立文秘机构或者配备专职人员负责公文处理工作。

第二章　公文种类

　　第九条 行政机关的公文种类主要有：

　　(一)命令(令)

　　适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。

　　(二)决定

　　适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　(三)公告

　　适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

　　(四)通告

　　适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

　　(五)通知

　　适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

　　(六)通报

　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　　(七)议案

　　适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

　　(八)报告

　　适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

　　(九)请示

　　适用于向上级机关请求指示、批准。

　　(十)批复

　　适用于答复下级机关的请示事项。

　　(十一)意见

　　适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　(十二)函

　　适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　　(十三)会议纪要

　　适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章　海南省人民政府及其办公厅的公文形式

　　第十条 公文形式由各级行政机关结合实际确定。海南省人民政府及其办公厅公文的主要形式：

　　(一)发文机关标识为“海南省人民政府文件”，代字为“琼府”的公文，适用于转发国务院公文，部署全局性重要工作，发布重要决定，批转省政府直属单位有普遍指导意义的公文，向国务院请示、报告工作，以及需要以此形式行文的其他事项。

　　(二)公文机关标识为“海南省人民政府”，代字为“琼府函”的公文，适用于批复市、县政府和省政府直属单位请示的重要事项，提请省人大或者省人大常委会审议议案，与国务院部门或者其他省、自治区、直辖市商洽工作，询问和答复问题，请求批准有关事项等。

　　(三)“海南省人民政府令”，适用于公布经省人民政府常务会议讨论通过的省政府规章。

　　(四)海南省人民政府内部传真电报、密码电报。

　　1.海南省人民政府内部传真电报，代字为“琼府明电”，适用于办理海南省人民政府公文中的紧急且内容不需要保密的事项。

　　2.海南省人民政府密码电报，代字为“琼府密电”，适用于办理海南省人民政府公文中的紧急且内容需要保密的事项。

　　(五)发文机关标识为“海南省人民政府”，代字为“琼人字”的公文，适用于办理省人民政府任免干部事项。

　　(六)发文机关标识为“海南省人民政府办公厅文件”，代字为“琼府办”的公文，适用于传达省政府关于某一方面工作的重要决定，转发国务院办公厅公文和省政府直属单位的公文，公布议事协调机构、临时机构，通知有关重要事项等。

　　(七)发文机关标识为“海南省人民政府办公厅”，代字为“琼府办函”的公文，适用于答复各市、县政府和省政府直属各单位请示省政府的一般事项，答复国家各部委拟订法律、法规草案时征求省政府意见的事项;同省直各部门和其他单位联系工作商洽问题，以及其他需要以此形式行文的事项。

　　(八)海南省人民政府办公厅内部传真电报、密码电报。

　　1.海南省人民政府办公厅内部传真电报，代字为“琼府办明电”，适用于办理海南省人民政府办公厅公文中的紧急且内容不需要保密的事项。

　　2.海南省人民政府办公厅密码电报，代字为“琼府办密电”，适用于办理海南省人民政府办公厅公文中的紧急且内容需要保密的事项。

　　(九)发文机关标识为“海南省人民政府常务会议纪要”、“海南省人民政府省长办公会议纪要”、“海南省人民政府秘书长办公会议纪要”的公文，分别适用于记载、传达省政府常务会议、省长办公会议和秘书长办公会议议定事项和主要精神。

　　(十)“内部情况通报”，适用于登载省政府领导的会议讲话，以及各市、县和各部门对全省工作有指导、参考作用的专题报告、调查报告、考察报告、经验介绍等。

第四章　公文格式

　　第十一条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

　　(一)涉及国家秘密的公文，应当在首页版心右上角分别标明密级(“绝密”、“机密”、“秘密”)和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文应当在首页版心左上角标明份数序号。

　　(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需要同时标识密级、保密期限和紧急程度的，按照秘密等级、保密期限并列在上、紧急程度在下的次序用3号黑体字分两行顶格标识在公文首页版心右上角，密级与保密期限中间用“★”隔开。函件的密级和保密期限标识在公文标题左上角。

　　(三)发文机关标识一般由发文机关全称或者规范化简称加“文件”两字组成，特定格式的公文，如命令(令)由发文机关全称加“命令(令)”组成，会议纪要一般由会议名称加“会议纪要”组成;其他公文可只标识发文机关。联合行文，可用主办机关名称作为发文机关标识，也可用联合行文的机关名称作为发文机关标识，但应当将主办机关排列在前;如联合行文机关过多，应当保证公文首页显示正文。

　　(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。由发文机关名称加“文件”两字组成发文机关标识的公文，发文字号一般标注在发文机关标识之下、红色反线上方居中，只用发文机关名称作发文机关标识的公文，发文字号一般标注在武文线之下，公文标题之上的右侧。

　　机关代字应当保持稳定，不宜经常变动。年份应当标全称并加六角括号;序号不编虚位(即不编为001)，不加“第”字;年份和序号一律使用阿拉伯数字。

　　(五)上行文应当注明签发人、会签人的姓名，标识在发文机关标识之下、红色反线以上右侧位置，同时发文字号移至左侧。签发人为两人以上的，其姓名竖式平排，主办机关签发人姓名排列在上，其他机关签发人姓名在主办机关签发人姓名之下，按照发文机关依次排列。其中，“请示”应当在附注处注明联系人(具体承办人)的姓名和电话。

　　(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题用2号小标宋体字，可分一行或者多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

　　(七)主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　(八)正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容。

　　(九)公文附件，指对公文具有补充、说明性的附加文字材料，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件顺序使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。附件一般与正文一起装订，并在附件左上角标识“附件”字样，有多个附件时应当标识顺序号。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或者带序号)。

　　(十)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。单一机关发文或者两个机关联合发文，落款处不署发文机关名称，只盖发文机关印章;3个以上机关联合发文，必须在落款处署发文机关名称并加盖印章，同时将主办机关排列在前。

　　当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

　　(十一)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

　　(十二)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加圆括号标注，并左空两字标识在成文日期的下一行。

　　(十三)公文应当标注主题词。主题词按照(国务院公文主题词表)的要求标注。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文种类的词，一份公文的主题词，除类别词外，最多不超过5个词目。主题词顶格标注在公文末页、抄送栏的上方，“主题词”用3号黑体字，词目用3号小标宋体字。

　　(十四)抄送机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　(十五)文字从左至右横写、横排。正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行28个字。

　　第十二条 公文中各组成部分的标识规则，除本细则已作规定外，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

　　第十三条 公文用纸一般采用国家标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第五章　行文规则

　　第十四条 行文应当确有必要，注重效用。

　　第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因紧急、特殊情况必须越级请示、报告时，应当说明情况并抄送被越过的上级机关。

　　第十六条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文，如需要行文，应当报请本级政府批转或者由本级政府办公厅(室)转发。因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。

　　部门内设机构除办公厅(室)外不得向本部门机关以外的其他机关(包括本系统)制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项;与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。

　　第十七条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

　　第十八条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或者联合行文，不应报上级机关批转。联合行文应当明确主办部门。必须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

　　第十九条 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

　　第二十条 部门之间对有关问题未经协商一致，或者未经上级机关批准裁决的不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或者撤销。

　　第二十一条 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

　　第二十二条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

　　“报告”不得夹带请示事项。

　　第二十三条 除上级领导同志直接交办的事项外，下级机关不得以机关名义或者机关负责人个人名义向上级领导同志个人报送公文，也不得以机关内部签报、白头信函等形式代替需要上级机关审批的公文直接报送上级领导同志个人。确系按照上级领导同志交办事项报送的公文，应当在文中予以说明。

　　除领导同志交办的事项外，领导同志处收到需要审批而直接报送领导同志个人的公文，即转办公厅(室)处理。对于符合要求的，办公厅(室)按照规定程序呈批;不符合要求的，退回报文单位按照规定重新上报。

　　第二十四条 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

第六章　发文办理

　　第二十五条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

　　第二十六条 草拟公文，是在领导决策过程中一项重要的参谋工作。起草重要公文，应当由领导干部亲自动手或者亲自指导、主持进行。

　　第二十七条 草拟公文应当做到：

　　(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

　　(二)情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　　(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

　　(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

　　(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

　　(六)结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

　　(七)应当使用国家法定计量单位。

　　(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

　　(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　第二十八条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文;如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或者裁定。

　　上报的请示性公文，凡涉及其他部门职能的，主办部门应当附上与其他部门协商一致或者不同意见的书面材料。部门之间征求意见或者会签公文时，除主办部门另有时限要求的以外，协办部门一般应当在7个工作日内予以回复。如遇特殊情况不能按期回复，协办部门应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式，否则视为失职。主办部门可以视其为没有不同意见，并据此继续办理有关公文;需要报送上级机关的公文应当在公文中说明有关情况。

　　第二十九条 需要请示上级机关审批的事项，应当抓紧做好前期工作及时上报，给上级机关留出研究、决策的时间。一般事项应当提前两周，紧急事项也不得少于7个工作日。特别紧急的事项，需要在7个工作日内批复的，除突发事件以及法律、法规等另有规定或者领导同志另有交待的事项外，必须在文中说明紧急原因及在本部门的办理过程。

　　第三十条 代政府草拟或者送审的文稿，必须附上相关的文件、法规和材料，同时要注明联系人姓名和电话。

　　第三十一条 公文送负责人签发前，应当由办公厅(室)进行审核。公文审核应当遵循的原则是：坚持政策，严谨细致，讲求效率，注重质量，精益求精。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合(国家行政机关公文处理办法)和本实施细则的规定等。

　　第三十二条 以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发(不是主要负责人签发的上行文应当附说明);以本机关名义制发的下行文或者平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

　　第三十三条 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

　　经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按照程序复审。

　　第三十四条 缮印公文，应当按照轻重缓急安排。紧急公文必须按照时间要求印出，不得延误。缮印公文必须迅速准确，字样清晰，装订整齐，符合格式。校对人对付印的稿件负责。校对必须认真细致，准确无误，如发现不妥之处，应当及时与拟稿人或者核稿人商量改正。原稿不清楚的，应当请拟稿人看过清样后再付印。校对人应当在公文清样上签名，以示负责。

　　印刷秘密公文，应当交由本单位内部打字室或者委托持有保密部门颁发的《国家秘密载体复制许可证》的印刷厂印刷。秘密公文的印刷、校对应当尽量减少接触人员。绝密公文的印刷、校对应当指定专人进行。

　　第三十五条 机关印章及机关领导人用于公文的名章，由办公厅(室)指定专人掌管，并负责用印监印。

　　凡以机关名义制发的公文，必须凭经机关领导签发的文稿，方予用印。

　　如发现公文不符合要求，监印人有责任向有关人员提出意见，经修正后，方予用印。

　　第三十六条 缮印好的公文由文秘部门统一分发，分发前，文秘部门应当从内容到文字、格式进行最后复核，确认无误并签字后才分发。分发公文必须将其标题、密级、发文字号、紧急程度、主送(抄送)单位、份数、发文日期等登记清楚，以利查询。传递公文必须做到及时、准确、安全。

　　第三十七条 利用传真系统传送秘密公文时，必须采用加密装置。凡需存档或者送领导人批示的传真件，应当复制后再行处理，以利长期保存。

第七章　收文办理

　　第三十八条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　　第三十九条 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应当由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或者地区职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。

　　第四十条 对不符合《国家行政机关公文处理办法》和本实施细则规定、有下列情况之一的公文，经办公厅(室)负责人批准后，可以退回来文单位并说明理由：

　　(一)内容不符合国家法律、法规和其他有关规定的;

　　(二)要求办理或者解决的事项不属于本机关职权范围或者不应当由本机关受理的;

　　(三)无特殊情况而越级请示、报告的;

　　(四)属于来文机关职权范围内处理的事项而要求上级机关处理的;

　　(五)内容涉及有关部门但未经与有关部门协商一致，或者虽经协商但没有如实反映有关部门意见、不符合会签程序的;

　　(六)一文多事，多头请示或者不盖印章的;

　　(七)“报告”中央带请示事项的;

　　(八)上行文未按照要求注明签发人或者签发人不是主要负责人而未附说明的;

　　(九)“请示”未在附注处注明联系人的姓名和电话的;

　　(十)代政府草拟或者送审的文稿，未附上相关的文件、法规和材料的;

　　(十一)其他违反(国家行政机关公文处理办法)和本实施细则规定的。

　　关联法规：

　　第四十一条 经审核，对符合《国家行政机关公文处理办法》和本实施细则规定的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。

　　关联法规：

　　第四十二条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按照时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。

　　第四十三条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧，主办部门主要负责人应当出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或者裁定。

　　第四十四条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

　　第四十五条 各级政府应当实行办文限时制，提高办文效率。省政府机关一般公文应当在7个工作日内办结，涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，应当力争在15个工作日内办结。确有困难的，应当予以说明。

　　第四十六条 省政府各部门对省政府公文、省政府办公厅公文和省政府领导批示、省政府办公厅交办公文按照以下要求办理：

　　(一)省政府公文、省政府办公厅公文中要求报告执行情况，凡明确提出时限要求的，主管部门应当按照时限要求将执行情况书面报省政府办公厅。

　　(二)对省政府办公厅分发或者翻印的国务院公文、国务院办公厅公文应当认真贯彻。确需省政府行文作具体部署的，主管部门应当结合本省实际，提出贯彻意见，并代拟文稿报送省政府办公厅。

　　(三)对省政府领导批请有关部门研究提出意见或者省政府办公厅转请有关部门提出意见的公文，凡明确提出时限要求的，应当按照规定时限要求办理。紧急公文应当在1至2个工作日内、非紧急公文应当在5个工作日内将书面意见报送省政府办公厅;确因情况特殊不能按时办理完毕的，应当及时以书面形式报省政府办公厅。突发事件以及国家法律、法规另有规定的除外。

　　对需要贯彻执行的国务院公文、国务院办公厅公文，依照上述原则办理。

　　第四十七条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。对于下发的重要公文应当及时了解和反馈执行情况。对逾期未办的公文，要查明情况，贻误工作造成损失的，要追究承办部门负责人和承办人的责任。

第八章　公文归档

　　第四十八条 公文办理完毕后，应当根据(中华人民共和国档案法)和其他有关规定，及时整理(立卷)、归档。

　　个人不得保存应当归档的公文。

　　关联法规：

　　第四十九条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

　　第五十条 联合办理的公文，原件由主办机关整理(立卷)、归档，其他机关保存复制件或者其他形式的公文副本。

　　第五十一条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理(立卷)、归档。

　　第五十二条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。立卷归档工作应当接受档案部门的指导、协调和监督。

　　第五十三条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第九章　公文管理

　　第五十四条 公文由文秘部门或者专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

　　第五十五条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。

　　第五十六条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

　　第五十七条 公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

　　第五十八条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

　　第五十九条 公文被撤销，视作自始不产生效力;公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

　　第六十条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅(室)负责人批准，可以销毁。

　　第六十一条 销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

　　第六十二条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按照有关规定移交档案部门。

　　工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

　　第六十三条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第十章　附则

　　第六十四条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。

　　第六十五条 关于“意见”文种的使用。“意见”可以作为上行文、下行文和平行文。作为上行文，应当按照请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或者给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应当遵照执行;无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。

　　第六十六条 关于“函”的效力。“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。

　　第六十七条 关于“函的形式”。“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文应当注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。

　　第六十八条 关于“命令”、“决定”和“通报”3个文种用于奖励时如何区分的问题。各级行政机关应当依据法律、法规的规定和职责，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。

　　第六十九条 关于涉及国家秘密的公文保密期限的标注和认定问题。涉及国家秘密的公文如有具体保密期限应当明确标注，否则按照《国家秘密保密期限的规定》(国家保密局1990年第2号令)第九条执行，即“凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。”

　　第七十条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前，各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。

　　第七十一条 各级行政机关的办公厅(室)对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。

　　第七十二条 本实施细则由海南省人民政府办公厅负责解释。

　　第七十三条 本实施细则自2001年11月1日起施行。1998年12月8日海南省人民政府办公厅修订发布的《海南省行政机关公文处理实施细则》同时废止。