各市、县档案局（馆）：

为加强行政村档案管理工作，我局制定了《海南省行政村档案管理暂行规定》。现印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。

附件：海南省行政村档案管理暂行规定

海南省行政村档案管理暂行规定

第一章　总则

第一条　为加强行政村档案的规范化管理，维护村级组织历史真实，促进农村经济发展和社会进步，有效地为农村社会主义物质文明和文明建设服务，为国家积累档案资料，根据《中华人民共和国档案法》、《海南省档案管理办法》和有关规定，结合我省实际，制定本规定。

第二条　 本规定适用于我省行政区域内行政村的档案管理工作。

第三条　 本规定所称行政村档案，是指导行政村在其政治、经济、科学技术、文化教育及村民重大活动中直接形成的对国家、集体和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形成的历史记录。

第四条　市、县（市、区）档案行政管理部门及乡（镇）档案管理机构具体负责所辖区域内行政村档案工作的规则、监督和指导。

第五条　行政村档案以村为单位，实行集中统一管理，确保档案完整、安全和有效利用。村办企业能构成立档单位的，其档案可以独立构成全宗，自行管理。

第六条　村级档案工作应在村党支部、村民委员会领导下，有一名村干部分管档案工作，并指定专人（村文书或财会人员）负责管理本村各类档案。从事档案管理工作的人员应具有初中以上学历，并经过档案业务培训。

第二章　收集与整理

第七条　行政村应当建设文件材料归档制度。凡是反映本村工作和生产经营活动，具有查考价值的各种文件材料，均应归档保存，任何人不得据为己有。

第八条　 行政村所形成的全部档案作为一个全宗管理。全宗名称由市、县、乡（镇）和行政村名组成。

第九条　 行政村档案设计文书档案、科技档案、会议档案、声像实物档案、村民档案等五个类目。村民档案按村民小组顺序，以农户为单位，一户一盒，一人（16岁以上）一表、一事一记录、可以随时归档或一年一归档。

第十条　文书档案按年度、保管期限分类整理，于次年六月底前进行归档。归档范围：

㈠　村委会及其他组织的工作计划、总结、报告、会议记录及在选举、换届、人员任免、奖惩等活动中形成的文件材料；

㈡　本村区划、村名、街名、历史沿革、编史修志及村规民约等文件材料；

㈢　本村在各个历史时期经济发展和建设规划及实施中形成的文件材料。包括本村的婚姻状况证明存根、土地房产存根、宅基地使用、房产普查、土地普查、土地承包、山林权证存根、农村基本情况统计、人口统计、户口登记簿、契约、债权债务处理、收益分配、生产资料清册、劳动积累登记卡等材料；本村在农业、林业、畜牧业，水利水产业等生产经营活动中形成的各类承包合同书、协议等；村办企业形成的重要文件材料；

㈣　本村在精神文明建设、文教卫生、计划生育、人口普查、民事调解、治安保卫、救灾抚恤金及公益劳动等活动中形成的文件材料；

㈤　本村名人、风景名胜、土特产口等文件材料；

㈥　本村在对外活动中形成的文件材料及其他具有保存价值的文件材料。

第十一条　科技档案包含基本建设档案、产品档案、设备仪器档案和科研档案。基本建设档案按工程项目分类整理，并于项目完成后或项目竣工三个月内移交归档。产品档案、设备仪器档案按型号分类整理，及时将有关材料归档。科研档案按课题分类整理，于科研课题完成后归档。

归档范围为：

㈠ 基本建设档案包括基建论证、设计施工、竣工验收等阶段形成的各种文件材料；

㈡ 产品档案包括产品开发、设计、试制、生产、销售、服务等阶段形成的各种文件材料；

㈢ 设备仪器档案包括设备仪器的购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维护维修、更新改造等阶段形成的各种文件材料；

㈣ 科研档案包括研究规划与计划、科研课题的立项、研究实验、总结鉴定、成果申报、推广应用等阶段形成的各种文件材料。

第十二条　 会计档案按年度分类整理，于会计年度终了后由会计保管一年，次年三月底前移交归档。

会计档案包括本村在财务管理中形成的会计凭证、账簿、报表等材料。

第十三条　声像实物档案按载体形成分别整理保存。归档范围为：

1.村重要活动，重大事件，庆功表彰等方面形成的照片（底片）、录音带、录像带等。

2.各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书、印章有纪念意义和凭证性的实物等。

第十四条　村民档案以户为单位，一户一盒，一人一表进行整理。村民档案包括村民基本情况、经济情况、贡献、行为表现等材料。村民档案应由村委会组织有关人员定期填写规定的内容。

第十五条　归档文件材料应遵循各自形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。各类档案的保管期限，由海南省档案局另行制定。

第三章　保管与利用

第十六条　 行政村应当加强档案管理基础设施建设，配备必备的档案装具，保证档案的完整与安全。

第十七条　行政村就建立健全档案收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用各项制度。

第十八条　工农业生产中属于保密和控制使用的新工艺、新材料、名优特产品生产配方等档案，应按照国家保密法律法规的有关规定进行管理。档案管理人员不得擅自提供和泄露其内容。

第十九条　鼓励村民将个人所有的历代各种史志、圣旨、诏书、嘉奖令、家史、家（族）谱，及国家领导人和著名人物的手迹、手稿、信札、日记、照片等档案、资料，向有关档案馆、室捐赠或寄存。损赠或寄存者可优先无偿利用其捐赠或寄存的档案资料。其他单位和个人利用村民个人寄存的档案资料，须经寄存者同意。

第二十条　行政村就按照档案保管期限的规定，定期进行鉴定。档案鉴定工作，由村民委员会主任、档案管理人员及有关专业人员负责。对鉴定需要销毁的档案，应编制销毁清册，报乡（镇）人民政府批准后，由2名以上人员监销。

第二十一条　 档案人员调离工作时，在离职前应先办理档案交接手续后方可办理调离手续。

第四章　奖励与处罚

第二十二条　 市、县（市、区）、乡（镇）人民政府，各级档案行政管理部门和行政村，对执行本规定有下列事迹之一的单位和个人，应当给予表彰和奖励；

㈠　档案管理和提供利用做出最显著成绩的；

㈡　重要或珍贵的档案资料的捐赠给国家或集体的；

㈢　同违反档案法律法规的行为作为斗争表出突出的；

第二十三条　行政村及其他组织都要严防档案损毁丢失，严禁出卖、涂改、伪造档案。对发生上述情况时，要及时上报市、县级以上档案行政管理部门和执法部门查处，追究其责任。

第五章　附则

第二十四条　城镇居民委员会的档案管理参照本规定执行。

第二十五条　本规定具体执行中的问题由市、县以上档案行政管理部门负责解释。

第二十六条　 本规定自发布之日起施行。