海南省各级机关档案工作业务建设规范实施细则

第一条　为了加强我省各级机关档案工作的业务建设，逐步实现各级机关档案工作规范化，不断提高科学管理水平，更有效地为机关各项工作服务，为国家积累档案史料，根据国家档案局制定的《机关档案工作业务建设规范》，制定本实施细则。
　　第二条　本实施细则适用于全省各级党政机关、群众团体、事业单位(以下简称机关)的档案工作。
　　第三条　机关档案工作，是本机关工作的组成部分，是国家档案工作的基础。各级机关都必须加强对档案工作的领导，要有一名领导分管档案工作，摆上议事日程，列入本机关的工作计划，统筹安排。
　　第四条　机关在工作活动中直接形成的全部档案，包括党、政、工、团和业务部门的各种文字、图表、声像等不同形式的文书档案、科技档案、专门档案等，是本机关的历史记录，是提高本机关工作效率和工作质量的必要条件，是国家的宝贵文化财富，必须由本机关的档案机构或档案工作人员负责进行科学的综合管理。
　　第五条　各级机关档案工作业务建设分为三个等级。
　　一、初级管理。必须做到五个统一，基本要求是：
　　(一)统一领导。各级机关都必须加强对本机关档案工作的领导，要有一位领导分工主管，并将其工作列入本机关的议事日程，日常工作归口办公室管理，业务建设受上级和当地同级档案局的监督和指导。
　　(二)统一管理。各级机关的档案工作，必须设置相应的档案机构(处、科、综合档案室)，按照有关规定配备高中文化程度以上、政治可靠和有一定业务知识水平，身体健康能胜任工作的一定数量的档案工作人员，负责统一管理，并有适应需要的档案装具和符合档案安全保管条件。
　　(三)统一制度。各级机关都必须根据档案行政管理部门的规定，制定适应本机关的各类文件材料的立卷归档制度、档案利用制度、保管保密制度以及档案工作人员的岗位责任制等，并认真组织实施。
　　(四)统一做法。各级机关必须统一制定不同类型档案的分类方案、整理方法、目录格式，统一提出归档要求和做法。各种该归档的文件材料齐全完整，符合立卷要求。文书档案有系统的《档案目录》，科技档案、专门档案有总目录和分类目录；档案分类与管理科学，便于利用。
　　(五)集中保管。各级机关必须集中统一保管本机关的各种门类、各种载体的全部档案资料，或者档案资料暂时分室保管，但档案目录、档案的各种统计数据，必须由综合档案室集中保管。
　　二、中级管理。在实现初级管理的基础上，必须切实做到：
　　(一)本机关各种门类、各种载体的全部档案实现由综合档案室集中统一保管，要有专用的档案库房，装具和设施符合保管档案的要求。
　　(二)根据本机关工作需要和室藏档案的内容，编制专题目录、卡片、索引等档案工具。
　　(三)根据本机关领导和各项工作的需要，积极开展档案编研工作，要有一定的编研成果。
　　(四)档案利用工作获得了一定的社会效益和经济效益。
　　三、高级管理(即现代化管理)。在实现中级管理的基础上，要求必须做到：
　　(一)按照《档案若录规则》和《中国档案分类法》进行档案著录，做好编制档案分类卡片。
　　(二)实现电子计算机检索、重要档案的缩微以及库房管理现代化。
　　(三)档案编研工作经常化，成果较多，质量较好。
　　(四)档案提供利用工作成绩突出，并获得显著的效益。
　　第六条　机关档案机构或档案工作人员的基本任务：
　　(一)组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案行政管理部门制订的有关规定、办法、细则。
　　(二)制定本机关或本系统和直属单位的档案工作计划、规定、办法。
　　(三)在统一领导、分级管理的原则下，根据本专业的管理体制，负责对直属单位和各部门的档案工作，以及本机关各部门形成的各种文件材料(包括文件、图表、声像等)的平时积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。
　　(四)负责对本机关、本系统和直属单位的档案工作人员进行专业培训。
　　(五)负责对本机关的全部档案资料实行科学的综合管理，积极主动提供利用，为本机关领导和各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。
　　(六)按照国家和当地人民政府的规定，定期向有关档案馆移交档案。
　　(七)必须办理本机关领导交办的其他有关档案业务工作。
　　第七条　各机关的档案工作人员应忠于职守，遵纪守法，具有中专或高中以上文化程度，具备档案专业知识，身体健康，能胜任工作。
　　凡是新配备的档案工作人员，不具备档案专业知识的，必须经当地或上级档案行政管理部门进行专业知识培训，系统学习文书工作基本知识、档案管理基础知识和科技档案管理基础知识，并通过考试合格，取得结业证书。
　　凡在本机关档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的，应由本机关给予奖励；成绩特别突出的，可提请当地人民政府给予奖励。
　　第八条　各级机关文书材料的整理以及《档案目录》的编制，按照《海南省各级机关文书立卷归档案工作实施细则》办理；其他门类档案的整理，按档案行政管理部门的有关管理规定执行。
　　第九条　一个机关形成的全部档案为一个全宗。全宗内的档案，按门类进行分类后，其中文书档案按年度——组织机构(或问题)分类，其他门类档案按有关专门档案的管理规定进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。
　　第十条各级机关要根据海南的气候特点，加强对档案的保护、办公、阅览用房应与档案库房分开，新购置档案装具应采用五格一套铁皮档案柜，并逐步使用去湿机和空调设备，改善档案的保管条件，确实做好防高温，防潮湿的工作。
　　第十一条各级机关要积极主动地做好档案的提供利用工作，为领导的科学决策和本机关工作服务。同时还应做好对符合有关规定，前来本机关查阅档案的其他机关工作人员以及公民的提供利用工作，以充分发挥档案的现实作用，更好地为本机关各项工作服务。
　　第十二条　各级机关必须做好档案的登记和统计工作，对档案的移交、接收应按照规定认真填写《档案移交(接收)登记簿》。要准确及时填写《各级直属机关、人民团体、事业单位档案机关人员情况统计年报》和《各级直属机关、人民团体、事业单位档案工作情况统计年报》，逐级汇总上报。
　　第十三条　档案的鉴定工作，应由本机关档案部门与有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，按规定进行鉴定工作。
　　各级机关应根据国家档案局《关于文书档案保管期限的规定》及其他门类档案保管期限的规定，结合实际情况，制定本机关的《档案保管期限表》，经本机关主管领导批准，同时送当地同级档案行政管理部门备案后执行。各级机关应根据本机关的《档案保管期限表》，将每年形成的文件分为永久、长期、短期保管和不需立卷归档等四类，并由本机关的档案工作人员认真进行复核。
　　第十四条　凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经机关主管领导批准后销毁。档案销毁时，必须由两个负责监销，并在销毁清册上签字。销毁清册由本机关长期保存。
　　第十五条　省直机关向省档案馆移交档案，按照《海南省档案馆收集档案实施细则》的规定执行。市、县、镇(乡)等各级机关档案的移交，按当地党政领导机关和档案行政管理部门的有关规定办理。
　　全省各专业主管机关凡确需设置部门档案馆的，必须经省档案局审核同意；凡未经批准设立档案馆的机关，其档案仍应一律向当地综合性档案馆移交。
　　凡对当地政治、经济、军事、科学、文化有重要意义的工程建设形成的城建档案，按规定向当地城建档案馆移交，非城建档案馆接收管理范围的设备档案、基建档案，由其专业主管机关的档案机构按规定向当地综合性档案馆移交。
　　第十六条　撤销或合并的机关，必须对全部档案进行认真整理，编制目录，妥善保管，不得分散，并按中共中央办公厅、国务院办公厅颁发的《机关档案工作条例》第二十六条规定处理。
　　第十七条　本省各企业单位和其他组织的档案工作业务建设规范，可参照本实施细则执行。
　　第十八条　本实施细则自颁布之日起执行。