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海南省纸质档案数字化成果验收实施细则

发布日期:2021-01-13 分享到:

第一章 总 则 
    第一条  为了加强纸质档案数字化成果验收的组织和管理,确保数字化成果质量,根据《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017)的有关要求,制定本细则。
    第二条 本细则所称的数字化成果验收,是指在馆(室)藏纸质档案数字化项目实施过程中所需提交的成果验收。
    第三条 验收的方式分为批次验收和竣工验收两种。批次验收完成后方可组织竣工验收。
    第四条 成果验收坚持“统一标准、保质保量”的原则,以确保成果能按标准完成验收工作。 
    第五条 本细则适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织的纸质档案数字化成果验收,其他载体档案数字化成果验收可参照本细则。
第二章 批次验收范围和依据 
    第六条 验收范围包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等质量是否符合行业标准规范要求。
    第七条 验收依据:档案目录数据以《档案著录规则》(DA/T18-1999)、《海南省档案著录规则》为依据,数字图像、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等均以《纸质档案数字化规范》、《海南省纸质档案数字化技术规范(试行)》及《纸质档案数字化成果验收评判标准》作为成果验收的质量评判依据。
第三章 批次验收要求和流程 
    第八条 档案数字化成果批次验收可按双方约定的数量分批次进行提交,具体要求如下:
    (一)自检合格。加工方应对数字化流程做全面的检查,检查率应达到100%。如发现问题,应及时整改。
    (二)申请验收。数字化成果自检合格率达到100%后方可按批次提交验收。
    验收结果分为“通过”和“不通过”两种。
    批次验收符合纸质档案数字化整理规范要求,真实反映档案内容,能最大限度展现档案原貌的,或对基本符合数字化整理工作验收要求但存在少数非关键性问题的,视为验收“通过”,但对已发现的问题,加工方仍需整改,并在整改完成后交由验收人员检查。
批次验收存在下列情况之一者,则验收“不通过”:1.档案文件稿本划分错误的;2.电子条目必著项空白或著录内容与档案实体不相符的;3.扫描图像数据技术参数不达标或者由于操作不当,造成扫描图像不完整、无法清晰识别等影响图像质量因素的;4.图像文件存储格式未按规范要求的;5.数据挂接图像与电子条目内容不对应的;6.档案实体装订还原质量差、纸质目录与档案实体不相符等影响档案保管、利用的;7.加工方在数字化整理过程中未按要求形成数字化加工流程单等工作文件的;8.实际验收过程中发现其他对档案安全和利用会造成一定影响问题的。
     项目有监理方,需先向监理方提交验收申请。监理方按照验收范围进行质量检查,检查率及通过率须达100%。当质检不通过时,监理方按批次退回并将存在问题反馈加工方限期整改。当质检通过时,监理方可向委托方提交验收。
    项目无监理方,加工方可按批次直接向委托方提交验收申请,由委托方按相关标准进行验收。
    第九条 批次验收流程见《纸质档案数字化成果批次验收流程图》,具体流程如下:
    (一)加工方提交申请。加工方在批量完成纸质档案数字化的前处理、档案扫描、图像处理、数据挂接、目录制作、实体档案装订还原等环节自检后,提交验收申请。
    项目有监理方,应先向监理方提交验收申请,并填写《纸质档案数字化成果验收交接登记表(监理方)》(以下简称《交接登记表(监理方)》)及《纸质档案数字化成果验收提交批次情况表》(以下简称《提交批次情况表》)的相关内容,由加工方签字后送交监理方。
项目无监理方,加工方可直接向委托方提交验收申请,并填写《纸质档案数字化成果验收交接登记表(委托方)》(以下简称《交接登记表(委托方)》)及《提交批次情况表》的相关内容,在签字确认后送交委托方。
    (二)监理方质检。监理方应根据加工方所提供的批次进行质检。
    质检“不通过”,应将质检有关情况填写在《交接登记表(监理方)》及《纸质档案数字化成果验收反馈表》(以下简称《验收反馈表》)中,并将整批数字化成果退回加工方重新整改;再次提交验收时,加工方需按照申请验收流程重新提交验收批次。
质检“通过”,监理方除填写上述两张表格外,需另填写《交接登记表(委托方)》的相关内容,并签字确认后移交委托方组织验收。
项目无监理方,则该流程可省略。
    (三)委托方组织抽验。委托方根据监理方或加工方提交的验收批次,按不低于20%的比例进行抽验,对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性,抽验合格率为100%,其他内容的抽验合格率应不低于95%。
验收“不通过”,委托方将验收情况填写在《交接登记表(委托方)》及《验收反馈表》中,并按批次将数字化成果退回加工方重新整改。
验收“通过”,委托方填写《交接登记表(委托方)》及《验收反馈表》的相关内容,并反馈给加工方。
    (四)批次验收合格后,加工方向监理方和委托方提交书面验收申请意见,三方负责人签字盖章确认。如无监理方,则加工方和委托方双方负责人签字盖章即可。
第四章 竣工验收的要求和方式 
    第十条 纸质档案数字化应根据实际情况制定符合要求的纸质档案数字化工作文件,加强对纸质档案数字化工作文件管理。按照《纸质档案数字化规范》要求,纸质档案数字化工作文件主要包括纸质档案数字化工作方案、纸质档案数字化审批书、纸质档案数字化流程单、数据验收单、项目验收报告、纸质档案数字化成果移交清单等。采取外包方式实施时,还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。
    第十一条  委托方组织对档案数字化成果进行竣工验收,根据验收范围对项目形成的数字化成果进行抽查,并审阅项目相关文档资料,最终出具竣工验收意见。
第五章 数字化成果的移交与接收 
    第十二条 验收合格的纸质档案数字化成果及整理完毕的数字化工作文件进行移交时,移交方需填写《纸质档案数字化成果移交与接收登记表》(以下简称《移交与接收登记表》)相关内容,同时将整理完毕的数字化工作文件装订成册并完成装盒后,一并送交接收方,接收方确认移交内容完整无误后与移交方办理接收手续。
《移交与接收登记表》一式两份,分别交由移交方、接收方保管。
第六章 附 则 
    第十三条 本细则由海南省档案局负责解释。
    第十四条 本细则自发布之日起施行。






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