第一章　总　则

第一条　为加强我省重点建设项目档案管理工作，规范重点建设项目档案专项验收，确保重点建设项目档案的完整、准确、系统和安全，根据国家档案局、国家发展和改革委员会制定的《重大建设项目档案验收办法》和有关法律法规，结合我省建设项目实际情况，制定本实施细则。

第二条　重点建设项目档案专项验收是各级档案行政管理部门依法在项目竣工验收前，对项目档案进行的专项验收。

第三条　项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。项目建设主管部门在抓好项目建设的同时，有责任抓好项目的档案工作。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

第四条 项目档案是指从项目的提出、可行性研究、立项、审批、勘察、设计、采购、施工、监理、生产准备、生产考核到竣工投产全过程形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录。项目建设单位(法人)应将项目档案工作纳入项目建设管理范畴，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。

第五条　本实施细则适用于在我省行政区域内的国家重点建设项目，以及须经省政府每年审定公布的重点建设项目的竣工档案验收。

第二章　验收组织

第六条　重点建设项目档案验收工作，按建设项目的管理权限分级负责组织实施。

(一)在我省行政区域内的国家重大建设项目档案验收的组织工作，按照国家有关规定执行，受国家档案局委托的，由省档案局组织验收，验收结果报国家档案局备案。

(二)省重点建设项目的档案验收，由省档案局组织。

(三)市(区)、县重点建设项目的档案验收，按项目管理权限，分别由市(区)、县档案行政管理部门组织。

省档案局对各市(区)、县档案行政管理部门组织的档案验收进行监督、指导。项目主管部门、各级档案行政管理部门应加强项目档案验收前的指导和咨询，必要时可组织预验收。

第七条　项目档案验收组的组成：

(一)省档案局组织的项目档案验收，验收组由省档案局、项目主管部门、必要时可邀请项目所在地市(区)、县级档案行政管理部门等单位组成。

(二)市(区)、县档案行政管理部门组织的项目档案验收，由档案行政管理部门、项目主管部门等单位组成。

(三)凡在城市规划区范围内建设的项目，项目档案验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位。

(四)项目档案验收组人数一般为5人以上的单数，对于项目规模较小，竣工档案数量相对少的项目，亦可由3人组成，组长由验收组织单位人员担任，必要时可邀请有关专业人员参加验收组。

(五)项目档案验收人员应熟悉项目档案工作，由项目管理的档案行政管理部门业务指导人员、主管部门档案管理人员、相关行业档案人员、专业技术人员构成。

第三章　验收标准及前提条件

第八条　项目档案验收应根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2000)及行业主管部门制定的规范性文件及有关电子文件管理的规范和标准。

第九条　项目档案验收应具备的前提条件：

(一)项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，具备竣工验收条件;

(二)项目试运行指标考核合格或者达到设计能力;

(三)完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作;

(四)基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。

第十条　项目档案验收前，项目建设单位(法人)应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照《海南省重点建设项目档案专项验收标准》(附件1)进行全面自检。

第四章　验收申请

第十一条　重点建设项目档案验收工作由项目建设单位(法人)按规定办理档案验收申请手续，并经档案验收组织单位核准后实施。项目建设单位(法人)在项目竣工验收前三个月，向档案验收组织单位报送档案验收申请报告，并填报《海南省重点建设项目档案专项验收申请表》(附件2)。

第十二条　档案验收组织单位应在收到档案验收申请报告的10个工作日内，对是否同意验收以及验收的安排作出答复。

第十三条　项目档案验收申请报告的主要内容包括：

(一)项目建设及项目档案管理概况;

(二)保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施;

(三)项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况;

(四)存在的问题及解决措施。

第五章　验收内容

第十四条　项目档案的基础管理工作。包括项目档案工作规章制度、项目档案工作与项目建设同步管理、项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制、项目档案纳入合同管理等方面。

第十五条　项目档案的完整、准确、系统情况：

(一)按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)，结合行业标准及项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案的完整性、准确性、系统性。

(二)各类项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)、 《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2000)、 《照片档案管理规范》(GB/T11821—2002)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T/18894—2002)及有关行业的标准、规范。

第十六条　项目档案的安全：

(一)档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开。

(二)档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。

(三)归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。

(四)采取有效措施保证档案实体和信息安全。

第六章　验收程序

第十七条　项目档案验收应在项目竣工验收之前完成。

第十八条　项目档案验收采用召开档案专项验收会议的形式，由验收组织单位负责召集。

第十九条　项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目的建设单位(法人)、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。

第二十条　项目档案验收会议的主要议程包括：

(一)项目建设单位(法人)汇报项目建设概况、项目档案工作情况;

(二)监理单位汇报项目档案质量的审核情况;

(三)项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况;

(四)项目档案验收组根据检查情况对照《海南省重点建设项目档案专项验收标准》，对项目档案质量进行评分及综合评价;

(五)项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。

(六)通过验收的项目档案，验收组成员应在《海南省重点建设项目档案专项验收意见书》(附件3)上签字。

第二十一条　检查项目档案，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

项目档案数量在2000卷以上的，抽查档案按5%-10﹪的数量抽取;项目档案数量在2000卷以下的，抽查档案的数量应不少于100卷;项目档案经过预验收的，验收检查时可根据实际情况简化，重点检查在预验收时所提出问题的整改情况。

第七章 验收意见

第二十二条　项目档案验收意见的主要内容包括：

(一)项目建设概况;

(二)项目档案管理情况，包括：项目档案工作的基础管理情况，项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类、数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价，档案验收的结论性意见;

(三)存在问题、整改要求与建议。

第二十三条　项目档案验收结果分为合格与不合格。按照《海南省重点建设项目档案专项验收标准》(附件1)，项目档案验收组通过无记名投票等方式，有半数以上成员同意通过的为合格。

第二十四条　项目档案验收合格的，由项目档案验收组出具项目档案验收意见，经档案行政管理部门审核，准予通过项目档案验收。

第二十五条　档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位(法人)于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。复查后仍不合格的，不得进行项目竣工验收，并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位(法人)及相关责任单位通报批评。造成项目档案损失的，依法追究有关单位及人员的责任。

第八章　附则

第二十六条　本实施细则由海南省档案局负责解释。

第二十七条　其他建设项目的档案验收工作，可参照本实施细则执行。

第二十八条　本实施细则自颁布之日起施行。