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海南省卫生健康委员会办公室关于印发

《海南省免疫规划信息系统管理工作规范(试行)》的通知

琼卫办疾控发〔2018〕34号

各市、县、自治县卫生健康委，三沙市社会事业与后方基地管理局、洋浦卫生健康局，省疾控中心、委统计信息中心：

　　为进一步规范我省免疫规划信息化管理工作，确保我省免疫规划信息采集的完整、及时、准确，以及我省免疫规划工作顺利实施，我委组织制定了《海南省免疫规划信息系统管理工作规范(试行)》。现印发给你们，请遵照执行。

海南省卫生健康委员会办公室(代章)

2018年9月29日

　　(此件主动公开)

海南省免疫规划信息系统管理工作规范(试行)

　　为进一步规范我省免疫规划信息化管理，确保信息采集的完整、及时、准确，为全省免疫规划工作管理和决策提供科学的信息支持，根据《疫苗流通和预防接种管理条例》《疫苗储存和运输管理规范》《预防接种工作规范》等法律法规和技术规范要求，结合我省工作实际，特制定本规范。

　　一、目标

　　通过规范海南省免疫规划信息系统管理工作，提升免疫规划规范化、科学化、数字化水平，逐步提升我省免疫规划信息化水平。

　　二、原则

　　分级负责、属地管理的原则。

　　三、职责分工

　　(一)各级卫生行政部门。

　　1.省级卫生健康行政部门：负责全省免疫规划信息系统的统一领导、统一规划建设、统一管理和监督检查，以及升级维护保障工作。

　　2.市县(区)卫生健康行政部门：负责本辖区免疫规划信息系统终端设备和基础电(线)路配置、人员培训等工作，以及信息系统建设和运维保障的具体实施工作。

　　(二)各级疾控中心和预防接种单位。

　　1.省疾控中心。

　　(1)建立健全信息系统管理制度，与省卫生健康委统计信息中心共同制定信息系统技术标准，承担本级系统用户的权限分配和管理工作，配合省卫生健康委统计信息中心做好省平台管理维护、客户端软件的发布和升级等工作。

　　(2)负责全省免疫规划信息系统业务管理、技术培训和督导考核。协助省卫生健康委制定相关标准和方案，开展考核和评价工作。

　　(3)负责全省免疫规划信息的收集、分析、评价、报告和反馈。

　　(4)配合省卫生健康委统计信息中心共同负责省平台的数据安全及备份，确保数据安全。

　　(5)配合省卫生健康委统计信息中心共同负责信息系统相关技术和业务管理问题的收集、提交和解决。

　　2.市、县区级疾控中心。

　　(1)承担本级系统用户的权限分配和管理工作，指导预防接种单位正确使用信息系统开展工作，并提供相关技术支持。

　　(2)负责本辖区免疫规划信息业务管理、技术培训、督导考核和接种单位所采集数据的质量控制，实时开展考核和评价工作。

　　(3)负责本辖区信息的收集、分析、评价、报告和反馈。

　　(4)负责本辖区信息系统相关问题的收集、提交和解决。

　　3.接种单位。

　　负责预防接种客户端的使用和管理，客户端的日常维护和数据备份。

　　(1)建立健全预防接种证(卡)和条形码登记管理制度和预防接种信息采集。

　　(2)承担辖区内村级接种点预防接种服务人员进行系统使用培训。

　　(3)预防接种单位负责免疫规划信息的收集、登记、采集和报告;负责信息管理系统的日常维护和数据备份，确保系统和数据安全。

　　(4)村级接种点：按照预防接种证(卡)登记管理制度要求，收集辖区内适龄儿童个案信息和免疫规划信息资料，并向接种单位提交。

　　(5)产科接种单位：负责本单位新生儿童出生信息、卡介苗/乙肝接种信息和免疫规划信息资料收集、登记、采集和报告。

　　四、信息系统使用规范

　　(一)预防接种个案信息管理。

　　预防接种单位及其实施预防接种服务和管理人员为预防接种信息登记报告的责任人。

　　1.建卡建档、个案信息内容。

　　为保证接种数据的完整、规范，下述儿童基本信息资料均为必须采集的内容，并及时录入信息系统中。

　　(1)基本信息:包括儿童资料、联系方式、家庭资料和建档资料四方面资料：

　　儿童资料：儿童姓名、性别、出生日期、出生体重、出生医院。

　　联系方式：移动电话。

　　家庭资料：监护人姓名(父母亲均有)、户籍地址、现居住地(农村具体到村、组;城市具体到街道、门牌号)。

　　建档资料：儿童(条码)、户籍类型、建卡单位、建卡日期、建卡人、登记日期、居委会或行政村。

　　(2)禁忌及预防接种异常反应信息：儿童过敏史、病史、接种异常反应史、接种禁忌。

　　(3)疫苗接种信息：疫苗名称、剂次、接种部位、接种日期、疫苗电子监管码、批号、疫苗效期、疫苗生产企业、接种单位和接种医生。

　　2.个案信息采集。

　　(1)建卡：接种单位在为新生儿建卡前应必须在产科平台上下载新生儿出生信息。各接种单位应及时为责任辖区内所有适龄儿童和其他重点人群建立预防接种电子档案(在儿童第一次到预防接种单位时建卡)，并将儿童预防接种个案信息上传各级信息管理平台。各预防接种单位应每月对辖区内新生儿建卡情况进行分析和落实，辖区内常住儿童建卡率达100%(儿童的建卡，必须先查询确认省平台和本客户端没有该儿童档案时方可建卡)。

　　(2)接种信息的采集与上报：接种单位实时采集上传每次疫苗接种信息，如果不能实现实时采集的，须在每次接种完成后1-3个工作日内完成疫苗接种信息的采集。各疾控中心每周通过信息系统平台及时收集、分析接种单位上传的预防接种信息。

　　3.异地接种管理。

　　(1)流动儿童管理。

　　①流动儿童是指户籍在外县(市、区)或无户口， 随父母或其他监护人在流入地暂时居住的6周岁及以下儿童。在暂住地居住3个月及以上的流动儿童，必须由现居住地接种单位负责接种并建立预防接种电子档案和(或)预防接种卡。在暂住地居住3个月以下的流动儿童，可不纳入现居住地管理(非在册儿童)，但应由现居住地接种单位及时提供接种(临时接种)。

　　②对于外地流入本地儿童，接种单位应先通过省信息管理平台查询该流入儿童是否已经建卡。如是，则下载其信息，开展接种和后续预约;如否，则在客户端为其建卡，采集其既往接种信息，再开展接种和后续预约。对于流出儿童，接种单位工作人员应主动联系儿童家长，通知其按照预约时间前往现居住地接种单位进行后续的接种。任何接种单位不得以任何理由拒绝上剂次非本单位接种的受种者。对0-6岁长期逾期未种儿童，按时(每月)分村/社区打印“逾期未种名单”，分发给社区和村医根据其进行主动搜索;对搜索出的流入儿童要进行接种信息补录，对搜索出的流出儿童，在客户端接种记录备注栏注明去向并记录搜索确认医生姓名和联系电话。对长期外出儿童，要及时掌握儿童外出返回时间，利用春节等节假日期间进行查漏补种或索查外地接种资料，核对客户端接种记录，进行补录接种信息。

　　(2)迁入迁出管理。

　　①儿童迁移记录时，内容应包括迁出地、迁入地、迁移时间和迁移原因等;市、县用户可对迁移记录进行查询、统计(如迁出原因分析、迁出流向分析)。

　　②接种单位至少每月对儿童预防接种个案信息进行核查和整理。原则上不允许人工迁出，如有以下情况者方可进行人工迁出：家长确认该儿童流动到外省，或失去联系一年以上的儿童。

　　各接种单位要根据客户端预约免疫规划疫苗等方式，确定每次运转接种对象，及时通过各种途径通知受种者接种免疫规划疫苗。所有免疫规划疫苗(第一类疫苗)按照国家免疫程序实行自动预约，非免疫规划疫苗(第二类疫苗)不实现自动预约，但经家长知情同意后可进行手工预约。

　　每月要对到期未种、逾期未种的儿童要进行电话或上门核实，查找原因，并作针对性的处理。

　　(二)疫苗流通系统管理。

　　1.各级疾控中心和预防接种单位应定期申报用苗计划，经过上级部门审批同意后，方能办理疫苗调拨手续，各级疾控中心和预防接种单位接收疫苗后要24小时内把疫苗出入库相关信息采集信息系统(扫码采集或手工采集)，确保相应的用苗信息与信息系统数据相符。

　　各级单位须执行标准化操作，严格执行一苗一码，苗码相符的原则。大包装如果未拆封，则可扫大包装码操作，如果发现包装一旦拆封，即使疫苗数量是准确的，也必须扫未拆封的包装上的电子监管码。避免由于小包装码与大包装码不对应，造成不同层级包装监管码不对应引起的错误。

　　2.各级疾控中心应定期分析辖区内疫苗配送及使用情况，及时进行调剂调配，确保疫苗供应。

　　(三)冷链温湿度实时监测系统。

　　1.设备档案管理：各级疾控部门和预防接种单位根据冷链设备更新情况及时在省平台填报相关信息。冷链设备档案信息应包括：设备编号、设备名称(包括冷库、冷藏车、冰箱等)、规格、容量。

　　2.温湿度实时监测：各级疾控中心应定期分析冷链设备运转情况，冷链设备温湿度实时监测责任人在接收到报警信息后，应及时进行处置，确保冷链设备正常运转，并记录处理过程和结果。

　　冷链管理人员在进行疫苗的出入库操作时，不要长时间将库门开启，减少库门开启次数，做到速取速放。工作完成后，需观察一段时间冷链的温度变化情况，确认冷链正常运行。

　　冷链管理人员除每日上下午现场查看冷链运转情况，也可登录海南省冷链平台查看冷链的实时状况，做到问题早发现、早解决。出现异常情况及时排查具体原因，如确定是冷库问题需及时联系冷库维修人员维修，如冷链数据上传问题，可联系冷链技术人员进行处理。

　　各疾控单位调整冷链监管人员或者监管人员手机号码，需及时联系运维人员来进行相关操作，更改海南冷链平台和冷链监测仪器参数，避免因为无法接收到报警信息，冷链出现问题时无法及时知晓处理异常情况。

　　冷库出现问题或者暂时不需要使用，冷库内疫苗需放置到运行正常的冷链设备中。同时冷链管理人员需登录海南省冷链平台及时做关机管理，避免平台因接收到异常数据发送报警信息。现场安装的冷链监测仪器进行关机但是不断电，避免因断电时间过长导致仪器参数初始化无法使用。

　　冷库维修完毕或重新投入使用需登录海南省冷链平台及时做开机管理，同时现场安装的冷链监测仪器进行开机，操作完成后观察一段时间确认冷链系统是否已经正常运行。

　　3.关联电子监管码：各级疾控中心应定期以疫苗电子监管码为唯一识别码实现疫苗冷链情况的全程追踪。

　　(四)医院产科新生儿接种信息管理系统。

　　各产科单位为本院出生的儿童建档，及时建档率达100%，并保证数据上传到省平台(出生后1-7天内)。

　　各级卫生健康行政部门定期对医院产科的信息管理进行督导和分析，监测新生儿的及时建档情况。

　　新生儿出生信息应包括：新生儿出生信息、父母亲信息、住址、户籍等信息，并按照现住址建立新生儿档案，方便接种单位人员对其进行建档。

　　新生儿接种信息应包括：卡介苗、乙肝疫苗第1针的接种时间、接种地点、疫苗批号、电子监管码、有效期、生产企业等信息。

　　五、系统安全与管理

　　(一)系统管理。

　　1.各级疾控机构负责辖区内免疫规划信息管理系统用户权限的维护，加强对信息管理系统的帐户安全管理。信息平台及客户端用户要求使用实名登记，并设立密码。信息管理系统使用人员未经许可，不得转让或泄露系统帐号和密码。发现帐号、密码已泄露或被盗用时，应立即采取措施，更改密码，同时向上级疾控机构报告。

　　2.系统管理员的设立与授权。

　　(1)各级疾控中心均需设立一名系统管理员。系统管理员指负责免疫规划信息管理系统的业务管理与用户权限维护的人员。

　　(2)在使用客户端软件时，接种单位不同权限的用户可以操作不同的功能模块。

　　(3)各地应建立儿童预防接种信息查询、使用制度，其他政府部门和机构查询儿童预防接种信息资料，应经同级卫生健康行政部门批准。

　　(二)数据安全。

　　1.预防接种电子档案保管期限应在儿童满7周岁后再保存不少于15年。

　　2.接种单位应对安装接种点客户端软件的计算机同时安装能及时网络升级的正版杀毒软件。

　　3.严禁擅自将信息用于服务以外的用途、私自下载儿童信息用于商业牟利或者故意对外公布等行为，情节严重构成犯罪的交由公安机关处理。

　　六、数据管理

　　(一)数据审核。

　　预防接种单位应在每次接种前对接种儿童的既往接种信息进行审核，每周对所有管理儿童接种信息进行审核，检查数据有无错项、漏项和逻辑错误，对有疑问的采集信息及时向相关人员核实，确保采集数据的完整性和准确性。

　　各级疾控机构每月通过信息系统对辖区内的预防接种单位进行接种信息分析、审核和反馈，确保数据的完整性和准确性。

　　(二)数据订正。

　　接种单位和各级疾控机构在数据审核过程中如果发现有错项、漏项和逻辑错误的数据，须告知相关责任填报人对数据予以订正，并及时将订正数据上传到省信息管理平台。

　　儿童的相关接种信息应在数据上传后7天内完成订正;上传超过7天以后，接种信息不再允许订正。

　　(三)数据更新。

　　接种单位当日运转结束后，应查看是否客户端存在未上传队列，确保数据及时更新至省平台。如存在未上传情况需及时查看网络环境是否正常、杀毒软件是否存在拦截。无法处理的尽快提交公司客服解决。

　　(四)数据查重。

　　接种单位应每周通过接种点客户端软件对儿童预防接种个案信息进行查重，并及时向相关单位和人员核实，删除重复记录。

　　各级疾控机构每季度通过信息管理平台，对辖区内接种单位上传的儿童预防接种个案信息进行查重，督促接种单位对数据进一步核实，及时处理重复记录，避免重卡。

　　(五)数据补报。

　　1.实施信息管理系统的预防接种单位，发现未建立预防接种电子档案的适龄儿童，应及时将儿童的基本信息和疫苗接种信息采集到接种单位客户端软件系统，并及时补充上传到省平台。对于已经建立了预防接种电子档案、但未将数据上传到省平台的适龄儿童，尤其是流动儿童要及时补充上传到省平台。

　　2.发现尚未实施儿童预防接种信息管理系统的接种单位缺报儿童预防接种统计报表时，县级疾控机构应督促其进行补报，及时采集上报。

　　(六)数据备份。

　　实施信息管理系统的预防接种单位，至少每月备份一次辖区内的儿童预防接种信息，并及时使用移动储存设备存储，不得单一存储于实施预防接种信息登记的电脑中。

　　七、质量控制

　　(一)数据质控。

　　各级疾控机构每月通过信息管理平台，对接种单位上报的数据质量进行分析。分析指标包括信息管理系统覆盖率、上传完整率等。督促下级疾控机构、接种单位提高预防接种信息的质量，扩大信息管理系统覆盖率。

　　各级可根据具体情况按地区、时间(月、双月和年)、年龄组、儿童状况(本地儿童和流动儿童)等属性对儿童预防接种情况进行统计分析。

　　同时分析以下指标：①各种疫苗(包括第一类疫苗和第二类疫苗)的应种、接种人次数;②国家免疫规划疫苗各剂次合格接种人数、合格接种率;③国家免疫规划疫苗的单苗全程的合格接种人数、合格接种率;④国家免疫规划疫苗各剂次的不合格接种原因和接种人数;⑤不同年龄组的建卡儿童数、流动儿童数;各种疫苗(包括第一类疫苗和第二类疫苗)的各级疾控机构扫码出入库和扫码接种情况。

　　(二)管理质控。

　　1.各级疾控机构应定期开展数据的检查复核工作，检查辖区内儿童预防接种证记录与信息系统中数据是否一致。

　　2.各级疾控机构应对所辖预防接种门诊客户端软件升级改造进行逐级管理，客户端软件各项功能的运用不得违反《预防接种工作规范》的要求。凡涉及客户端软件功能添加、删减、优化等升级改造，原则上应由省级疾控中心统筹安排，其它各级疾控机构和预防接种单位不得直接与软件公司协商对软件的功能进行更改。

　　3.预防接种单位在客户端软件使用过程中如遇到与个人操作技术无关的硬、软件问题，可以定期(每月)形成书面报告或问题提交单逐级汇总上报，以便省级疾控中心根据有关问题，协调软件公司进行统一升级改造。

　　八、保障措施

　　(一)省级疾控机构要配合省卫生健康委统计信息中心维护并完善省平台信息系统，保障信息管理系统的正常运转。

　　(二)各市、县级疾控机构要配备用于辖区日常业务管理计算机2台(疫苗扫码出入库1台，免疫规划业务管理一台);配备扫码器材并保障宽带网络接入及维持运转;具有至少2名能熟练使用计算机并有免疫规划信息管理工作经验的人员。各地也可以根据当地的需求和条件，建立本地的系统应用管理平台。

　　(三)各接种单位配备用于日常预防接种服务的计算机以及用于接种证、报表、条形码或其他资料打印的存折打印机;配备扫码器材并保障宽带网络接入及维持运转;配备移动介质每天备份数据，明确儿童预防接种信息系统管理员，要求具有2名以上操作计算机并有预防接种服务工作经验的人员。

　　九、考核指标

　　各级疾控机构制定儿童预防接种信息报告工作考核方案，并定期对辖区内接种单位进行指导与考核。各级每月按照考核指标，对数据质量进行分析，督促下级单位提高信息采集的质量。考核指标如下：

　　(一)信息管理系统覆盖率达100%。

　　信息管理系统覆盖率=实施儿童预防接种信息管理系统的乡镇(街道)数/辖区乡镇(街道)数×100%。

　　(二)上传地区完整率达100%。

　　上传地区完整率=在一定时间内信息管理平台收到上传预防接种数据的接种单位数/接种单位数×100%。

　　(三)接种信息数据完整率≥95%。

　　接种信息数据完整率=在一定时间段内接种信息完整的个案数/信息系统的儿童数×100%。

　　(四)儿童接种个案及时上传率≥95%。

　　接种信息上传及时率=7日未上传数据的门诊数/地区统计的接种门诊总数×100%。

　　(五)接种信息准确率≥95%。

　　接种信息准确率=信息系统中预防接种个案信息与预防接种接种证信息相符的儿童数/调查儿童数×100%。

　　(六)重卡率以市、县级为单位<0.5%，预防接种单位无重卡。

　　重卡率=重卡人数/信息系统中预防接种个案总数×100%。

　　(七)扫码出入库覆盖率以市、县区为单位达100%。

　　(八)扫码接种覆盖率以预防接种单位为单位达100%。

　　(九)扫码接种完成率达95%。

　　(十)儿童建卡建证率100%;各单苗单剂次接种率达到90%以上;各单苗合格接种率达到90%以上。

　　(十一)产科新生儿个案建档率达100%以上;产科新生儿个案7日内及时采集率达98%以上;产科建档新生儿个案信息完整率达到95%以上，且真实性达100%;乙肝疫苗首针及时接种率达90%以上;卡介苗接种率达90%以上。

　　(十二)各乡镇预防接种单位每月分村/社区主动搜索覆盖率100%。

　　(十三)预防接种单位当日数据备份率95%以上。